(Хувийн туршлага дээр үндэслэв)

Дөнгөж сая ирэх 7 хоногоо сайхан төлөвлөчихөөд сууж байна. Би Ням гаригт дараа долоо хоногийнхоо ерөнхий төлөвлөгөөг гаргадаг зуршилтай. Даваа гаригийн өглөө болмогц л юу хийхээ мэдэж байхын тулд, цаг алдалгүй ажилдаа орохын тулд Ням гаригт төлөвлөх нь хамгийн тохиромжтой байдаг. Хэдий би тийм ч төгс гарамгай төлөвлөгч биш боловч ажил, хичээлийн шинэ улирал эхэлж байгаа энэ үед, төлөвлөх хоббитой хүний хувьд бүх хүнд тохирдог цөөн хэдэн зөвлөгөөг хүргэе.

1. Brain Dump-Тархиа хоосло

Өдрийн, долоо хоногийн, аливаа нэг төслийн, ажлын гээд юуны ч төлөвлөгөөг гаргахдаа эхнээс нь цэгцтэй бодох гээд хэрэггүй. Тархин дотроо эмхэлнэ гэдэг боломжгүй. Толгойдоо байгаа бүх ажил, таск, санаагаа хогийн сав руу асгаж байгаа мэт цаасан дээрээ асгаад, дараа нь тэднийгээ тухтайхан ангилж эрэмбэлж байгаарай.

2. 7 хоногийн төлөвлөгөө хамгийн чухал

Хүний ажил хэрэг тархин дотор 7 хоногоороо багцлагдсан байдаг юм шиг санагддаг. Сар, жилийн төлөвлөгөө мэдээж чухал боловч дэндүү хол, зөвхөн ерөнхийлөн гаргах л боломжтой. Дан өдөр өдрөө төлөвлөөд явна гэвэл хүн зөвхөн урд байгаа, яаралтай, гал унтраах ажлуудаа л хийгээд тайвшраад байдаг сул талтай. Ингэвэл урдах замаа л харж явсаар, хаашаа явж байгаагаа дундуур нь мартах аюултай юм. Тиймээс 7 хоногоор заавал төлөвлөж, арай өргөн дүр зургаар нь харж байгаарай!

3. Дөнгөж эхэлж байгаа бол to-do-ээс эхлэ

Шууд эхлээд цагийн хуваарьтайгаар төлөвлөж эхлэхэд дарамттай санагдах тал бий. Тэгээд дарамттай санагдаж эхэлмэгц нь төлөвлөхөө больчихдог. Тиймээс урьд нь зөвхөн толгойндоо найдаж байгаад одоо л төлөвлөж сурах гэж байвал эхлээд зүгээр л To-do list гаргаад түүнийгээ дараад байгаарай. Яваандаа тэр нь хангалтгүй санагдаж, илүү эрэмбэ дараатай байхыг хүсээд эхлэх цагт цагийн хуваарь гаргаж болно. Эсвэл зөвхөн цагт мэдрэмтгий ажлаа л цаг дээр бичээд, үлдсэнийг нь to-do дарах хэлбэрээр хөтөлж болно.

4. Нэг төрлийн ажлыг нэг дор хийх

Жишээ нь, утас, и-мейл, фб чатанд байнга хариулах ажилтай хүмүүс өдөржингөө тэрэндээ хариулсаар байгаад ажлын цагаа дуусгачихдаг. Тэгээд гол, урагшлах ажлуудаа хийж чадахгүй байх нь бий. Нэг төрлийн ажлыг нэг дор хийхээр төлөвлөөрэй. Энэ бол энгийн бөгөөд классик зөвлөгөө юм. Тогтмол чатаа шалгах шаардлагатай бол цаг бүрийн эхний 5-10 минутыг зориулаад дундуур нь бусад чухал ажлаа хийхээр төлөвлөж болно.

5. Гаргасан төлөвлөгөөтэйгөө хамтран ажилла

Зарим хүн төлөвлөх дуртай хэрнээ төлөвлөгөөгөө биччихээд тэрийгээ эргэж сөхөж хардаггүй сул талтай байдаг. Энэ нь ажилтан авчихаад ажлыг нь хийлгэхгүй байгаатай адил юм. Ажил хийх болгондоо төлөвлөгөөгөө харж, check хийж, өөртөө эргэн сануулж байгаарай. Мөн төлөвлөгөө чинь таны төлөө ажиллах ёстой болохоос, та төлөвлөгөөнийхөө төлөө ажиллах ёсгүй гэдгийг үргэлж сана.

6. Үүрэг бүрээр ажлуудаа гаргаж туршиж үз

Бид бүгд нийгэмд олон үүргийг зэрэг хүлээдэг. Төлөвлөгөө ганцхан нэг үүрэг дээр л төвлөрвөл тэнцвэр алдагдах магадлалтай. Жишээ нь, манай найз яг одоо өөрийн сургалтын төвийн багш, 2 хүүхдийн ээж болон эхнэр, олон улсын тэмцээний оролцогч гэсэн үүргүүдийг хүлээж байна. Долоо хоногийн төлөвлөгөө гаргахдаа тухайн үүрэг бүрийн хувьд ямар зорилгуудыг биелүүлж, ямар таскыг гүйцэтгэх ёстойгоо биччихвэл аль нэгийг нь орхигдуулах алдаа гардаггүй.

Давхар сурах, давхар ажиллах, нэг дор хэд хэдэн төсөл хариуцах гэдэг өнөөгийн залуусын хувьд түгээмэл болсон. Ийм үед үүрэг тус бүрээр нь ажлуудаа гаргаж төлөвлөх нь үнэхээр тустай байдаг шүү. Бас зөвхөн ажлаа л төлөвлөх ёстой биш, хувийн амьдралаа ч бас төлөвлөж байгаарай.

7. Эрэмбэ дараа!

Төлөвлөгөө гэдэг зүгээр л мартахаас сэргийлэн бичдэг хэрэгсэл биш юм. Мөн төлөвлөгөө таныг “ажлын мал” болгох ч ёсгүй. Харин ч сайн төлөвлөгөө таны ажил амьдралын тэнцвэрийг хангаж өгдөг. Төлөвлөхдөө чухал ажлуудаа заавал ялгаж байгаарай. Өнөөдрийн хамгийн чухал 3 зорилго, энэ долоо хоногийн хамгийн чухал 3 зорилго, энэ сарын хамгийн чухал 3 зорилгуудыг гаргаж байвал сайн. Чухал ажил гэж юу вэ? Бусад ямар ч ажлыг хийж амжаагүй байсан ч зөвхөн тэр зорилгуудыг л биелүүлсэн бол үр дүнтэйд тооцож болох тийм ажлыг “чухал” гэнэ. Өглөө сэрэхэд толгойд хадаастай сэрсэн ажлыг “чухал” гэнэ. Дараа дараагийн ажлуудыг хялбарчилж чадах ажлыг “чухал” гэнэ.

8. Эцэст нь зүгээр л төлөвлөөд бай

Бүтэлгүйтсэн үед аргаа өөрчлөх ёстой болохоос зорилгоо өөрчлөх ёсгүй гэдэг үг байдаг. Хүмүүс төлөвлөгөө нь өөрт нь таарахгүй байгаа юм шиг санагдахаараа төлөвлөхөө больчихдог. Харин түүний оронд яг яаж өөрчилвөл хамгийн үр дүнтэй байхыг олохын тулд тасралтгүй төлөвлөсөөр, зассаар, сайжруулсаар байх хэрэгтэй юм шүү. Хийгээд л байвал өөртөө таарах арга барилыг олж л таараа.